Trabalhar em uma oficina bagunçada, onde as ferramentas não têm lugar adequado e os itens vão se acumulando, dificulta muito as tarefas.

Pensando nisso, uma das soluções para acabar de vez com a desordem na oficina é a aplicação da metodologia 5S, de origem japonesa, que tem como pilares a diminuição do excesso improdutivo, a organização e a disciplina para manter a ordem no espaço.

Confira agora o passo a passso para ter sua oficina organizada utilizando a filosofia 5S.

Passo 1 - Senso de utilização (Seiri)

A primeira etapa desse processo de organização é avaliar o que é, de fato, necessário/útil na sua oficina e retirar do ambiente aquilo que não tem serventia.

O senso de utilização, em japonês “seiri”, é a etapa essencial da Filosofia 5s, visto que carrega o fundamento da metodologia: cortar o que é inútil e organizar o necessário. 

Portanto esse passo merece ainda mais atenção. Nesta fase você precisa responder duas perguntas principais quanto aos equipamentos e objetos presentes na oficina: 

 - Qual a utilidade? Nessa questão outras questões podem surgir, como: se o aparelho tem uma função única ou serve para várias tarefas, se há outro objeto que realiza a mesma função. Mas o principal a se atentar nessa etapa é: se as resposta ficarem muito vagas, ou se o item em questão tiver uma utilidade muito supérflua, pode ser que você não precise desse objeto na oficina, e então deve removê-lo.

 - Qual a frequência de uso?  Para melhorar a visualização dos equipamentos muito utilizados, é aconselhável dividir a frequência de uso em: muito, às vezes e pouco utilizado, lembre-se de que se algum objeto receber a resposta “nunca”, retome a primeira questão e avalie se vale a pena mantê-lo na oficina.

Passo 2 - Senso de organização (Seiton)

Agora que você já sabe o que é necessário para o seu trabalho na oficina,  organize esses itens.

Para isso, agrupe-os seguindo características semelhantes utilizando as respostas acima, por exemplo:  junte os equipamentos que foram respondidos como “utilização muito frequente” e mantenha-os ao alcance das mãos, agrupe os objetos de utilidade semelhante, dívida pregos, parafusos, alicates e chaves por tamanho e novamente, deixe-os em lugares de fácil acesso.

Defina locais para esses grupos de ferramentas parecidas, e mantenha um controle sobre elas, ou seja, uma maneira de saber quando elas foram retiradas, preferencialmente de maneira visível. Uma boa dica é construir um painel de ferramentas onde elas fiquem catalogadas em seus devidos lugares, como no exemplo abaixo: 

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Além de painéis de ferramentas, existem no mercado diversos tipos de armários, gaveteiros e mesas para organização de ferramentas, máquinas e outros utensílios para oficinas, sejam marcenarias, carpintarias, mecânicas e de todos os tipos.

Veja abaixo alguns exemplos de móveis deste tipo. 

Esse é um dos passos mais importantes da metodologia, se ele falhar toda a continuação do processo também vai falhar, por isso invista tempo e dedicação nele para que você possa apenas desfrutar da otimização do trabalho com um ambiente organizado ao final do processo.

Passo 3 - Senso de saúde, higiene e limpeza (Seisou)

Logo após a definição do que é importante, e a organização desses itens, é hora de cuidar da limpeza e higiene do ambiente.

Cuidar da pintura, da higienização, da harmonia do ambiente, além de tornarem o espaço mais funcional e prático, influenciam diretamente no desempenho do trabalho e até na saúde de quem realiza tarefas na oficina. 

Nesse passo, invista na aparência da oficina e realize as ações desse processo pensando em uma utilização a longo prazo, ou seja, maneiras de manter esse ambiente limpo e agradável para evitar o retorno breve a essa fase.

Passo 4- Senso de padronização (Seiketsu)

Nessa etapa, o objetivo é criar metodologias de controle das fases anteriores, ou seja, controlar se a limpeza e conservação está sendo feita de forma correta, controlar se as ferramentas estão sendo agrupadas de maneira correta, nos devidos lugares estabelecidos, e também não se pode esquecer do controle sobre a utilidade dos materiais: fiscalizar se objetos inúteis não estão retornando aos espaços da sua oficina.

Para isso, existem diversas formas de controle, entre elas tabelas, checklists, planilhas, que garantem a manutenção da organização e limpeza do ambiente. Basta escolher a maneira que mais se encaixa com a sua realidade e implementá-la.

Passo 5 - Senso de disciplina (Shitsuke)

O último passo da Filosofia 5S parece muito simples: ter disciplina para manter os resultados obtidos.

Mesmo assim, muitas oficinas falham nessa etapa e precisam retomar desde o primeiro passo para reorganizar o ambiente. Por isso, não subestime esse passo.

Uma boa dica para manter a organização limpeza e cuidado com a oficina, é revisar periodicamente os passos da filosofia e averiguar se tudo segue como o padronizado. Além disso, treinar os funcionários quanto à metodologia 5S e também as ferramentas de controle do ambiente, pode ser um grande trunfo para manter a sua oficina sempre limpa e organizada.

Com a ajuda da FIlosofia 5S, ter uma oficina funcional e prática está ao alcance de todos!

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